دارة المرافق هي مجال متعدد التخصصات مهتم بعملية تنسيق الأعمال بين المباني والأفراد والبنى الأساسية وخدمات الطاقة والمياه والتصريف من أجل تناغم الخدمات المتداخلة وإطالة العمر الإفتراضي للموجودات والخدمات المعنية. من أهم خدمات إدارة المرافق صيانة المباني التجارية والعامة مثل الفنادق والمنتجعات والمدارس ومجمعات المكاتب والساحات الرياضية ومراكز المؤتمرات والمستشفيات والمطارات. ويمكن أن تشمل المهمات بالعناية بتكييف الهواء والطاقة الكهربائية والسباكة ونظم الإضاءة والنظافة العامة والديكور ورعاية الأرضيات وخدمات الأمن والسلامة ويمكن لبعض أو كل هذه المهمات أن تتم بمساعده برمجيات الكمبيوتر. كما يمكن أن تعتبر هذه الواجبات غير أساسية أو خدمات دعم لأنها ليست الأعمال الأولية (بالمعنى الواسع للكلمة) للمنظمة المالكة.
هذا هو الدور الوظيفي الذي تضطلع به إدارة المرافق (سواء كانت إدارة مستقلة أو فريق صغير) للتنسيق والإشراف على العمليات السليمة بيئيا والآمنة والحفاظ على هذه الأصول بطريقة فعالة وغير مكلفة تهدف إلى تحقيق الحفظ طويل الأجل لقيمة الموجودات. وفي تلك الحالات التي ينطوي فيها تشغيل المرافق بصورة مباشرة على شاغلي و/ أو عملاء المنظمة المالكة، يعتبر التسليم المرضي لمرافق الخدمات ذات الصلة لهؤلاء الناس مهم جدا، وبالتالي، يستخدم مصطلح "رضا المستخدم النهائي" غالبا باعتباره هدفا ومقياسا للأداء.
يتشابه مصطلح إدارة المرافق مع إدارة الممتلكات، ولكنهما ليسا متماثلان. حيث أن كلا منهما يقوم بإدارة العمليات اليومية للمنشأة، فإن لمدير الملكية دورا موسعا يشمل أنشطة التأجير والتسويق في حين ان لمدير المرافق دورا يركز على المستأجرين الحاليين الذين يكونون عادة مقيمين. وهناك سمة هامة لإدارة المرافق هي أنها تأخذ في الاعتبار الاحتياجات الإنسانية لاستخدام المباني والمرافق المشيدة. وتكمل هذه العوامل اللينة العوامل الأكثر صلابة المرتبطة بالصيانة والرعاية لتركيبات الخدمات الهندسية.
وفقا لآتكن وبروكس[1]، فهناك مفهوم هام في مجال إدارة المرافق هو الاستعانة بمصادر خارجية، حيث يقوم المالك بالترتيب مع منظمات خارجية لتوفير خدمة أو أكثر بدلا من تواجده يقدم من خلال ترتيبات داخلية. ويمكن أن تختلف أسباب هذا الإجراء، من نقص في الموارد الداخلية، لقلة الخبرة والضغوط لخفض التكاليف. وللأسف، يمكن التشتت بسبب وجود ارتباط وثيق بين إدارة المرافق والاستعانة بمصادر خارجية. فالمفهومان ليسا مترادفان، حيث تُعد الاستعانة بمصادر خارجية وسيلة لتوفير خدمات المرافق للمنظمة المالكة.
تتم إدارة المرافق خلال المرحلة التشغيلية من دورة حياة المبنى، والتي عادة ما تمتد لعقود عديدة. وعلى هذا النحو، فإنها تمثل عملية مستمرة لتقديم الخدمات لدعم الأعمال الأساسية للمالك، حيث تكون التحسينات مطلوبة باستمرار. فمن الضروري أن تتم عملية صنع القرار في مراحل التصميم والبناء السابقة، على نحو يناسب الاحتياجات التشغيلية إذا كان يقوم المرفق بتوفير الدعم الأمثل للمنظمة المالكة. وفي هذا الصدد، يمكن أن يُنظر إلى إدارة المرافق على أنها جزءا لا يتجزأ من عمليات التصميم والهندسة والبناء والتشغيل المؤداة بتنسيق وتحكم. فعندما يتم توفير المنشأة على أساس التسليم الجاهز، على سبيل المثال التصميم والبناء والتمويل والتشغيل (DBFO)، سيتحتم على الاتحاد المسؤول عن تسليم الأصول المادية ومن ثم تشغيل الخدمات الأساسية، أن يكون لديه الفهم الضمني للمطالب اليومية لإدارة هذا المرفق. وبموجب هذه الترتيبات - يجب على الشراكات بين القطاعين العام والخاص - أو بين المالك والمشغل أن تتكامل من حيث التفكير التنفيذي في اتخاذ القرارات الخاصة بالتصميم الأولي.
